BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar
Belakang
Sistem informasi Manajemen (SIM) atau (bahasa
Inggris: Management Information System,
MIS) yaitu serangkaian sub system informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi
dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi
informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai
dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan.
Kegiatan utama dari Semua sistem informasi, yaitu menerima data sebagai masukan
(input), kemudian memprosesnya dengan melakukan penghitungan, penggabungan
unsur data, pemutakhiran dan lain-lain, akhirnya memperoleh informasi sebagai
keluarannya (output).
SIM secara khusus memiliki beberapa kemampuan
teknis sesuai yang direncanakan baginya. Dengan kata lain SIM adalah sebagai
suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai
dengan kebutuhan yang sama. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas
organisasi formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya. SIM yang baik adalah
SIM yang mampu menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperoleh artinya SIM
akan menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul
dari informasi yang sangat bermanfaat. Sistem informasi yang baik dapat digunakan
tidak hanya untuk penyimpanan data secara elektronik saja tetapi harus mampu
mendukung proses analisis yang diperlukan oleh manajemen, karena dengan adanya
laporan yang tersaji dengan cepat dan setiap saat dapat diakses tersebut maka
keputusan-keputusan yang diambil pun dapat lebih cepat dan tepat terhadap
dinamika pasar yang ada.
Dengan adanya SIM ini, sebuah perusahaan mengharapkan
suatu sistem yang dapat bekerja secara cepat dan akurat sehingga produktivitas
kerja di perusahaan lebih meningkat. Pengembangan SIM canggih berbasis komputer
memerlukan sejumlah orang yang berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan
memerlukan partisipasi dari para manajer organisasi. Sistem informasi manajeman
digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri
dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya.
Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi
manajemen sehari-hari.
1.2 Rumusan
Masalah
Dari
latar belakang diatas maka rumusan masalah makalah ini yaitu
1. Bagaimana memahami Sistem Informasi
Manajemen ?
2. Bagaimana penerapan Sistem Informasi Manajemen
di Bidang Pembangunan dan Pemeliharaan YBWSA ?
3. Perbaikan apa yang dapat dilakukan pada
Sistem Informasi Manajemen di Bidang Pembangunan dan Pemeliharaan YBWSA ?
1.3 Tujuan Pembahasan
Adapun tujuan dari pembahasan makalah ini adalah untuk mengetahui
dan memahami tentang Sistem Informasi Manajemen, penerapan Sistem Informasi
Manajemen di Bidang Pembangunan dan Pemeliharaan YBWSA dan perbaikan yang dapat
dilakukan agar Sistem Informasi Manajemen yang ada bisa berfungsi secara
optimal dan memberi benefit dalam
penerapan kegiatan kerja sehari-hari.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengetian Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah
sistem yang cukup kompleks. Sistem ini dapat berjalan dengan baik apabila semua
proses didukung dengan teknologi yang tinggi, sumber daya yang berkualitas, dan
yang paling penting komitmen perusahaan. SIM berguna untuk mendukung fungsi
operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem
merupakan kesatuan banyak hal yang terintegrasi untuk menjadi sebuah fungsi
atau menghasilkan tujuan tertentu. Sistem Informasi Manajemen bertujuan
menghasilakn informasi yang berguna untuk perusahaan. Kegiatan ini mendukung proses
bisnis perusahaan dan perlu diperhatikan untuk kelangsungan perusahaan. Oleh
karena itu, komitmen perusahaan untuk menjalankan Sistem Informasi Manajemen
haruslah sangat tinggi agar proses yang terjadi dilantai produksi menjadi
menguntungkan bagi perusahaan. Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem
informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui
kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan
untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang
diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa
tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi
memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik
yang menyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang
strategis. Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola
organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas
organisasi.
Sampai pada tahun 1960-an, peran sistem
informasi masih sederhana yakni, memproses transaksi, menyimpan data, accounting
dan aplikasi proses data elektronik (electronic data processing)
lainnya. Kemudian pada tahun 1970-an, informasi spesifikasi awal produk yang dibuat
oleh information reporting systems tidak dapat memenuhi kebutuhan
pengambilan keputusan manajemen. Oleh karena itu dibuatlah konsep decision
support systems (DSS), fungsi system ini adalah menyediakan dukungan
interaktif kepada manajemen untuk proses pengambilan keputusan mereka.
Memasuki tahun 1980-an, perkembangan yang
cepat dari tenaga proses mikrokomputer, aplikasi perangkat lunak dan jaringan
telekomunikasi menimbulkan apa yang disebut dengan end user computing.
Kemudian konsep executive information systems (ESS) dibangun, dimana
sistem informasi ini memberikan jalan yang mudah bagi manajemen atas untuk
mendapatkan informasi kritikal yang diinginkan ketika sedang dibutuhkan.
Pengembangan dan aplikasi dari teknik kecerdasan buatan atau artificial
intelligence (AI) member gebrakan baru dalam sistem informasi bisnis.
Sistem pakar atau expert systems (ES) dan sistem berbasis
pengetahuan membuat peran baru bagi sistem informasi. Sebuah peran baru yang
penting lagi bagi system informasi muncul di tahun 1980-an dan diharapkan terus
berlanjut sampai ke tahun 1990-an. Peran tersebut adalah konsep peran strategis
(strategic role) dari sistem informasi yang disebut strategic
information systems (SIS). Pada konsep ini, sistem informasi diharapkan
dapat memainkan peranan langsung dalam mencapai tujuan atau sasaran strategis
dari perusahaan. Hal ini memberikan tanggung jawab baru bagi system informasi
di dalam bisnis, apalagi di era globalisasi seperti sekarang ini.
Dari ruang lingkup di atas, beberapa ahli
telah memberikan rumusan tentang sistem informasi manajemen, antara lain :
1. SIM
adalah pengembagan dan penggunaan sistem-sistem informasi yang efektif dalam
organisasi-organisasi (Kroenke, David, 1989)
2. SIM
didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi
bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan yang serupa. Informasi
menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah
terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin
terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan
periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematika. Informasi
digunakan oleh pengelola maupun staf lainnya pada saat mereka membuat keputusan
untuk memecahkan masalah (Mc. Leod, 1995)
3. SIM
merupakan metode formal yang menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu
kepada manajemen untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan membuat
organisasi dapat melakukan fungsi perencanaan , operasi secara efektif dan
pengendalian (Stoner, 1996)
Dari definisi-definisi di atas, dapat ditarik kesimpulan, bahwa SIM
adalah suatu sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi guna mendukung
pengambilan keputusan pada kegiatan manajemen dalam suatu organisasi.
2.2 SIM
dalam Bidang Pembangunan dan Pemeliharaan YBWSA
Di era ini perkembangan teknologi tidak lagi
menjadi suatu pembicaraan yang baru. Bagi mereka yang tidak bisa mencicipi
teknologi, mereka tidak hanya dianggap ketinggalan zaman tetapi juga harus merasa
rugi atas meningkatnya kekayaan ilmu dibidang sains ini. Perkembangan teknologi
yang sangat pesat juga diimbangi dengan merambahnya sistem informasi ke hampir
semua lapisan yang bertujuan untuk memberikan kenyamanan dan kesempurnaan yang
lebih kepada kehidupan manusia.
Dewasa ini begitu banyak muncul perusahan –
perusahaan yang menawarkan produk dan jasa bagi konsumen, akan tetapi dengan
begitu banyak nya perusahaan ini membuat kompetisi di industri ini juga semakin
ketat. Sebuah perusahaan membutuhkan hal hal tambahan lain berguna untuk
menunjang kinerja produktivitas perusahaannya. Sistem informasi dianggap suatu
hal yang menempati posisi terpenting sebagai faktor penunjang atau pendukung
produktivitas dan efisiensi perusahaan guna meningkatkan competitive advantages
berdasarkan competitive priorities seperti quality, cost, delivery, dan
flexibility.
Dengan adanya sistem informasi manajemen ini,
sebuah perusahaan mengharapkan suatu sistem yang dapat bekerja secara akurat
dan cepat sehingga produktivitas kinerja di perusahaan lebih meningkat.
Sistem informasi merupakan ilmu yang sangat
luas jangkauan nya sehingga mampu meningkatkan kinerja di bagian operasi, sdm,
pemasaran dan keuangan. Salah satu contoh Badan Usaha yang menerapkan Sistem
Informasi Manajemen adalah Yayasan Badan Wakaf
Sultan Agung yang bergerak di bidang pendidikan dan kesehatan. Salah
satu bidang yang memiliki peran sangat penting adalah Bidang Pembangunan dan
Pemeliharaan Yayasan Badan Wakaf Sultan Agung.
Bidang Pembangunan dan Pemeliharaan Yayasan
Badan wakaf Sultan Agung adalah bidang yang berfungsi untuk melakukan kegiatan
Pembangunan (gedung beserta infrastrukturnya), Pengadaan (proyek maupun non
proyek) dan Pemeliharaan (pekerjaan sipil, mekanikal, elektrikal). Bidang Pembangunan
adalah satu diantara Bidang lain di YBWSA yang sudah menerapkan Sistem
Informasi Manajemen, tetapi dalam perjalanannya Sistem tersebut dirasa kurang
optimal karena semakin kompleksnya permasalahan yang harus dihadapi dan semakin
banyaknya lingkup pekerjaan yang harus diselesaikan dalam satu waktu tertentu.
Hal-hal yang membuat Sistem Informasi
Manajemen yang sudah ada menjadi kurang Efektif adalah :
a.
Bagian
Pembangunan
Semakin banyak gedung yang harus dibangun
dalam satu waktu mengkibatkan sistem pengawasan kualitas pekerjaan yang ada di
lapangan harus diperbaiki selain itu juga sistem pengecekan kualitas dan jumlah
kedatangan material dengan semakin banyaknya variasi jenis material yang ada
dalam satu gedung perlu dikelompokkan dan dilakukan pendataan.
b.
Bagian
Pengadaan
Bagian pengadaan adalah bagian dengan
kompleksitas pekerjaan yang paling tinggi dikarenakan bagian ini menangani
pengadaan Proyek dan Non Proyek, masalah yang sering terjadi adalah terjadi
selisih jumlah antara yang dipesan dengan yang datang, tidak adanya dokumen
harga barang, sering terjadi keterlambatan pembayaran dikarenakan tidak adanya
dokumen berita acara pengecekan barang.
c.
Bagian
Pemeliharaan
Semakin banyak pembangunan yang terjadi dan
semakin banyak jumlah alat/barang yang diadakan tentunya membuat tugas bagian
pemeliharaan semakin banyak. Permasalahan yang sering tejadi adalah tidak
adanya data yang pasti jumlah inventaris yang harus dilakukan pemeliharaan dan
tidak ada catatan tentang jadwal pemeliharaan suatu bangunan dan alat.
2.3 Perbaikan
dan Penyempurnaan SIM di Bidang Pembangunan dan Pemeliharaan YBWSA
Sistem Informasi selalu dibutuhkan untuk memproses data yang
dihasilkan oleh dan digunakan dalam operasi bisnis. Sistem pendukung operasi
semacam ini menghasilkan berbagai produk informasi yang paling dasar untuk dapat
digunakan oleh para kepala bagian untuk diproses sebagai informasi. Pemrosesan lebih
jauh oleh sistem informasi manajemen biasanya dibutuhkan. Peran dari sistem
pendukung operasi perusahaan bisnis adalah untuk secara efisien memproses
transaksi bisnis, mengendalikan proses industrial, mendukung komunikasi dan
kerjasama perusahaan, serta memperbarui database perusahaan. Secara garis besar
Sistem Operasi yang harus diperbaiki di Bidang Pembangunan YBWSA dibagi menjadi
beberapa macam yaitu:
a.
Transaction Processing
System (TPS)
Transaction Processing System merupakan bagian yang penting dari
sistem pendukung operasi yang bertugas mengolah dan merekam data laporan dari
transaksi bisnis.
Bagian Pengadaan dalam melakukan transaksi belum didukung oleh
perangkat sistem komputer yang memadai untuk melakukan input transaksi. Sebagai
dasar melakukan transaksi adalah adanya permintaan, (berupa surat pengajuan
jika barang berupa non proyek dan berupa Bill
of Quantity jika barang tersebut berupa barang proyek) kemudian dilakukan
pengecekan anggaran yang ada apakah cukup untuk melakukan pembelian atau tidak.
Pada Bagian Pengadaan diperlukan sebuah sistem pencatatan
transaksi berupa jumlah barang, harga barang, jadwal kedatangan dan cara
pembayaran. Setelah data tersebut diinput kemuadian diproses menjadi sebuah
informasi untuk kemudian diteruskan ke unit yang ada di lapangan dan ke bagian
yang bertanggung jawab untuk mengurus sistem pembayaran. Semua data transaksi
akan tersimpan didalam file server agar bisa diakses langsung oleh Ketua Bidang
sebagai pengawas kegiatan operasional dan bisa dipantau langsung oleh Ketua
Umum Yayasan
b.
Enterprise Collaboration
System (ECS)
Bidang Pembangunan dan Pemeliharaan YBWSA telah membanguna
jaringan komunikasi dengan user (RSI
Sultan Agung dan UNISSULA), pihak internal, supplier, dan pihak lainnya yang
terkait dalam system. Komunikasi yang ada berupa penyampaian informasi yang
berkaitan dengan tim pendukung, kelompok kerja, peningkatan komunikasi dan
produktivitas bidang dalam melaksanakan pekerjaannya dan otomatisasi pekerjaan.
Misalnya memfasilitasi dalam elektronik mail untuk mengirim dan menerima pesan elektronik,
menggunakan videoconference, menggunakan
layanan pesan instan berupa BBM, WA, Line dan lain-lain untuk
menyampaikan informasi secara real time.
System ini juga digunakan untuk keperluan koordinasi dan
pertukaran informasi di internal perusahaan, misalkan antar bidang yang satu
dengan yang lainnya, antar staff lapangan dengan staff yang ada di kantor akan dihubungkan
ke dalam satu jaringan sehingga koordinasi dan pertukaran informasi dapat mudah
dilakukan.
Kedepannya Bidang Pembangunan dan Pemeliharaan juga harus
menerapkan sistem informasi online yang dapat diakses oleh Pembina Yayasan,
Pengurus Yayasan dan orang-orang yang diberi ijin untuk dapat memantau langsung
kegiatan yang dilakukan oleh pembangunan terkait progress kemajuan proyek,
anggaran yang sudah terserap dan rencana pekerjaan yang akan dilakukan. Sistem
Informasi online ini terbagi atas tiga menu yaitu :
1)
Menu pertama adalah log in account untuk para pihak yang
diberikan otoritas untuk melihat informasi yang ada di Bidang Pembangunan dan
Pemeliharaan.
2)
Menu yang kedua adalah Pilihan
informasi apa yang ingin diakses dan ingin diketahui berikut juga bisa
memberikan komentar berupa saran dan masukan
yang ingin disampaikan.
3)
Menu ketiga adalah help
features yakni cara Bidang Pembangunan dan Pemeliharaan untuk berkomunkasi dengan pihat yang mangakses
informasi online tersebut melalui email dan telepon bebas pulsa.
c.
Management Support System
Sistem ini pada hakekatnya muncul ketika aplikasi Sistem Informasi
berfokus pada penyediaan informasi dan dukungan dalam pengambilan keputusan
yang efektif oleh para Ketua Bidang dan Ketua Bagian. Karena menyediakan
informasi dan memberikan dukungan dalam pengambilan keputusan oleh semua level Ketua
bidangn dan Ketua Bagian adalah tugas yang cukup sulit, maka diperlukan suatu
sistem pendukung operasi yang disebut dengan sistem pendukung manajemen.
d.
Management Information
System (MIS)
Sistem Informasi ini menyediakan informasi dalam bentuk laporan dan
tampilan kepada para ketua bidang dan ketua bagian . Contohnya kepada ketua
bidang yang dapat menggunakan informasi melalui jaringan komputer, dan
mengakses tampilan tentang kemajuan progress pelaksanaan di lapangan, jumlah
kedatangan material dan sekaligus mengevaluasi hasil pekerjaan yang dibuat oleh
masing-masing staf Bidang Pembangunan.
e.
Decision Support Sistem
(DSS)
DSS Merupakan suatu sistem yang memberikan dukungan komputer
secara langsung kepada seorang ketua bidang dalam proses pengambilan/pembuatan
keputusan. Seorang Ketua Bidang dapat menggunakan DSS untuk menentukan bagaimana
solusi untuk mengatasi permasalahan yang ada di lapangan yang bisa menjadi
lintasan kritis suatu proyek sehingga bisa menyebabkan terhambatnya kemajuan
progress pekerjaan. DSS menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi Ketua Bidang
secara interaktif dengan menggunakan berbagai model analisis, simulasi dan lain
sebagainya.
Penggunaan sistem informasi berbasis komputer (Computer-Based
Information System) yang digunakan oleh Bidang Pembangunan untuk mendukung
keseluruhan kegiatan akan bisa terlihat pada masing-masing bagian yaitu :
1)
Melakukan rekap transaksi
pengadaan
2)
Mengirim informasi
transaksi material ke saff di lapangan
3)
Melacak persediaan
4)
Memberikan informasi
kedatangan barang
5)
Memberikan informasi item
pekerjaan di lapangan
6)
Memberikan informasi
kemajuan progress pekerjaan
7)
Mengevaluasi progress
pekerjaan berdasar jadwal pelaksanaan
8)
Membuat jadwal kedatangan
material
9)
Membuat jadwal pembayaran
material
10)
Membayar gaji karyawan
11)
Membuat jadwal perawatan
berkala
12)
Mengevaluasi kinerja
masing-masing staff
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
Dengan adanya SIM
ini, sebuah perusahaan mengharapkan suatu sistem yang dapat bekerja secara
cepat dan akurat sehingga produktivitas kerja di perusahaan lebih meningkat.
Pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah orang yang
berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari
para Ketua Bidang dan Ketua Bagian. Sistem informasi manajeman digambarkan
sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari
informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan
berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi
manajemen sehari-hari.
Faktor-faktor yang
mempengaruhi kesukesan penerapan sistem informasi, antara lain adanya dukungan
dari Ketua Umum, Ketua Bidang, keterlibatan end user (pemakai
akhir), penggunaan kebutuhan perusahaan yang jelas, perencanaan yang matang,
dan harapan perusahaan yang nyata. Sementara alasan kegagalan penerapan sistem
informasi antara lain karena kurangnya dukungan Ketua Umum, Ketua Bidang dan
input dari end-user, pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang tidak
lengkap dan selalu berubah-ubah, serta inkompetensi secara teknologi.
DAFTAR
PUSTAKA
Ariefiani R. 2010. Faktor penentu kesuksesan dan kegagalan
pengembangan sistem informasi di suatu perusahaan. http://rizma.blogstudent. mb.ipb.ac.id.
Gunton. 1993. A Dictionary of Information System & Computer
Science. McGraw-Hill: New York.
Kudang B. Seminar dan Solahudin, MS. 2010. Pemahaman Teknologi
Informasi dan Sistem Informasi. FATETA. IPB : Bogor
Leitch, R. A. 2004. The Chiropractic Theories: A
Textbook of Scientific Research. Lippincott Williams and Wilkins: New
Jersey.
O’Brien & Marakas. 2011. Management Information System
Tenth Edition. c.Graw- Hill Companies: New York.
Sutanta, Edhy. 2003. Sistem Informasi Manajemen. Graha Ilmu:
Yogyakarta.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar